nirat / Getty Images
Hromadu papiera predstavuje bolesť a správa systému domáceho podávania údajov môže byť ťažná. Niektoré dokumenty si však musíte zavesiť, pretože nikdy neviete, kedy ich budete potrebovať.
Ako dlho si musíte uchovávať svoje dane, príjmy, bankové výpisy a ďalšie dôležité dokumenty? Každý typ dokumentu je iný, takže budete chcieť mať istotu, že budete mať všetku svoju dokumentáciu dosť dlho, kým zapálite drvič, aj keď si myslíte, že ste s nimi hotoví.
Udržiavanie funkčného systému domáceho archivovania
Jedným z kľúčov k vytvoreniu funkčného systému domáceho archivovania je začať znižovať množstvo prijatého papiera. Môže to skutočne znížiť množstvo papiera, ktoré musíte skartovať alebo uložiť. To znamená, že sa musíte zbaviť nevyžiadanej pošty, zaregistrovať sa na e-účty a neprijímať letáky, kupóny, ktoré nikdy nepoužijete, katalógy, ktoré nikdy nečítate, alebo inú efemeru, o ktorej máte pocit, že by ste sa v nej mali zavesiť, keď ju poznáte. naozaj nie.
Druhým krokom je uistenie, že máte zavedený dobrý systém správy pošty. Čím efektívnejšie spracúvate e-maily, keď príde, tým menej budete musieť robiť veľkú reláciu archivácie, skartovania a recyklácie.
Nastavte elektronický systém
Zbavením sa vášho podania papiera nastavením elektronického podateľného systému ušetríte miesto a zbavíte sa neporiadku v papieri. V súčasnosti má elektronický registračný systém zmysel, pretože je ľahší ako kedykoľvek predtým.
Ak chcete začať, potrebujete skener a miesto na ukladanie súborov: systém priečinkov v počítači a zálohovanie v cloude, ako aj externý pevný disk. Čím viac záloh máte doma aj mimo podniku, tým viac budete pripravení vykopať hromadu administratívy bez obáv zo straty niečoho dôležitého.
Vytvorte všeobecné priečinky pre rôzne typy dokumentov (napr. Domácnosť, dane, auto, rodné listy atď.) Pri ukladaní dokumentov nemusíte byť príliš presní, pretože systémy elektronického podania sú prehľadateľné.
Potom naskenujte každý dokument a uložte ho do priečinka podľa obsahu. Každému súboru pomenujte jedinečný názov, ktorý ho opíše, aby sa dal rýchlo nájsť pomocou funkcie vyhľadávania v počítači. Pridanie dátumu na koniec názvu súboru vám tiež môže pomôcť rozlíšiť ten istý typ dokumentu od rôznych časových období. Napríklad, namiesto toho, aby ste volali svoj účet za služby utilitystatement.pdf, nazvite ho utilitystatement-Feb2019.pdf.
K dispozícii je tiež množstvo aplikácií, ktoré vám pomôžu rýchlo zaznamenať a uložiť rôzne dokumenty. Mnohé z nich môžu byť spravované pomocou smartfónu alebo tabletu, takže sa môžete zbaviť papierovania (najmä účtenky), keď nie ste v blízkosti svojho domáceho počítača.
Vedenie kópií
Pokiaľ ide o vaše najdôležitejšie dokumenty, odborníci odporúčajú uchovávať viac kópií. To môže znamenať uchovanie jednej kópie v cloudovom úložisku a ďalšiu na pevnom disku. Môže to tiež znamenať uchovanie jednej kópie v elektronickom podaní a jednej kópie v protipožiarnom trezore.
Dokumenty na navždy
Niektoré dokumenty by sa mali uchovávať navždy. To sú najdôležitejšie, ktoré môžete v budúcnosti potrebovať z rôznych dôvodov. Zaistenie toho, aby boli uložené na bezpečnom mieste a aby bola bezpečná kópia, vám ušetrí veľa času, keď sú potrebné.
- Akademické záznamy: diplomy, prepisy a všetky práce v portfóliu, ktoré sa môžu použiť v budúcnosti pri podávaní žiadosti o zamestnanie.Prípravné listyBestské osvedčeniaPodpisové listinyDeath osvedčenia: Môžu byť potrebné na daňové účely. prehľady výkonnostiZdravotné záznamyVojenské záznamyPassportyDochodové a dôchodkové záznamySociálne bezpečnostné kartyWills
Dokumenty, ktoré sa majú určitý čas ukladať
Predstavte si, že na vašom stole budú bankové výpisy a účty na celý život. Už po desiatich rokoch by bol tento balík pravdepodobne neuveriteľne veľký. Existuje veľa druhov dokumentov - väčšinou finančných -, ktoré by ste si mali ponechať určitý čas, ale nemusíte ich ukladať navždy. Možno ich budete musieť nejakú dobu odkazovať mesačne alebo týždenne, potom sa jednoducho stanú ďalším kúskom papiera, ktorý leží okolo vytvárania neporiadkov.
Zložitá časť je vedieť, kedy sa môžete týchto typov záznamov zbaviť. Neexistuje dobrá odpoveď na všetko, ale odporúčané pokyny založené na tom, čo to je:
- Bankové výpisy: Jeden mesiac Zmenky: Jeden rok na všetky dane a záruky súvisiace; všetky ostatné zmenky by sa mali skartovať hneď po ich zaplatení. Účty na kreditných kartách: Skartujte ihneď po zaplatení.Úplatky na zlepšenie domácnosti: Uchovávajte až do predaja domu. Záznamy o investíciách: Sedem rokov po zatvorení účtu alebo predaji cenného papiera.. Prenajatia: Uchovávajte, kým sa neodsťahujete a nedostanete svoj vklad späť od prenajímateľa. Výplaty a výplaty: Jeden rok alebo dovtedy, kým nedostanete výpis W-2 za daný daňový rok. Príjmy z predaja: Uchovávajte po dobu životnosť záruky na veľké nákupy, ako sú spotrebiče a elektronika. Pre veci, ako sú potraviny a oblečenie, uschovajte iba doklad, kým nebudete vedieť, že nebude potrebné tovar vracať. Max. Dokumenty: Sedem rokov vrátane vášho podania a všetkých sprievodných dokumentov, ako sú W-2 a potvrdenky. Záznamy o vozidlách: Uchovávajte až do predaja lode, automobilu alebo motocykla.
Ako sa zbaviť dokumentov
Skartovanie dokumentov je hlavným spôsobom, ako sa chrániť pred krádežou identity. Spravidla existujú určité dokumenty, ktoré by sa mali úplne skartovať. Patria sem všetky čísla účtov, dátumy narodenia, rodné mená, heslá a čísla PIN, podpisy a čísla sociálneho zabezpečenia.
Ak sú dokumenty stále „aktívne“ - musíte ich držať pre referenciu - umiestnite ich do svojho domáceho registračného systému podľa témy. Skartujte ich, len ak sa už nepoužívajú.
Aké dokumenty skartovať
Po dokončení týchto dokumentov ich už nebudete potrebovať, môžete ich skartovať:
- Príjmy z bankomatu Výpisy z bankového účtu Výpisy z bankového dokladuZrušené a neplatné kontrolyZúčty na kreditné kartyÚpisy z kreditnej kartyPlatby vodičských preukazov (uplynula platnosť) Doklady o zamestnaní, ktoré obsahujú akékoľvek identifikačné údajePredajné pasy a vízaInvestičné čísla účtovPrávne dokumentyInvestície, akcie a transakcie s majetkomZnačky s podpisom (nájomné zmluvy, zmluvy, listy, atď.) stomatologické záznamyPopisy s číslom sociálneho zabezpečeniaPasswords alebo PIN číslaPay pubsPre schválené žiadosti o kreditné kartyRecepty s kontrolnými číslami účtov, čísla kreditných kariet alebo akékoľvek iné identifikačné informácieTax formulárePrepisy s identifikačnými informáciamiCestovné trasyPoužité letecké lístkyPoužitky za účet (telefón, plyn, elektrický prúd, voda, káblová televízia, internet atď.)
Všetko ostatné - napríklad papierovanie - môžete jednoducho recyklovať. Uistite sa, že máte nastavený flexibilný registračný systém, aby ste tieto dokumenty mohli mať pod kontrolou. Je tiež dobré zvyknúť si pravidelne prehliadať uložené dokumenty. Pokúste sa to urobiť pri platení účtov, podaní daní alebo pri starostlivosti o podobnú opakujúcu sa úlohu, aby ste nezabudli a vaša administratíva sa vymkla z rúk.
