Obrázky Portra / Getty
Väčšina organizácií, ktoré majú viac ako niekoľko ľudí, musí mať silnú komunikačnú stratégiu pre internú aj externú komunikáciu. Zamestnanci musia vedieť o dôležitých veciach, či už ide o oznámenia o zmenách politík, každodenných postupoch alebo o čomkoľvek pod slnkom.
Zahŕňa to aj vypracovanie plánu presunu kancelárie a vypracovanie pohyblivého kontrolného zoznamu.
Aj keď si môžete myslieť, že v kancelárskom ťahu je toľko krokov, že nemáte čas ani uvažovať o komunikácii, musíte skutočne trvať deň alebo dva, aby ste vytvorili pevnú stratégiu, ktorá upovedomí zamestnancov aj vašich klientov. nadchádzajúcich zmien.
Je dôležité, aby ste svojim zamestnancom umožnili priamo sa zapojiť do tohto presunu, pretože tento krok bude pravdepodobne najviac zasiahnutý.
Kľúčové interné správy
Kľúčové správy by mali zahŕňať načasovanie, balenie, zatvorenie kancelárie, nové usporiadanie kancelárie a podrobnosti o novom umiestnení.
- Časová os: Uistite sa, že ste uviedli všetky kľúčové kroky v pohybe, aby každý vedel, čo môže a kedy očakávať. Pokyny na balenie: Poskytnite zamestnancom pokyny, ako zabaliť svoje kancelárie alebo kabíny na presťahovanie. To by malo zahŕňať, kde získať obalové materiály, čo sú zodpovedné za balenie a termíny. Podrobné upozornenie na akékoľvek zatvorenie kancelárie: Počas presunu bude možno potrebné zatvoriť kanceláriu, aby sa umožnilo konečné zabalenie a premiestnenie kancelárskeho vybavenia a nábytku. Uistite sa, že vaši zamestnanci sú si vedomí týchto dátumov a či a ako bude spoločnosť pokračovať v pohybe a ako to ovplyvní ich pracovný rozvrh a pracovné zaťaženie. Nový kancelársky plán: Zamestnanci budú chcieť vedieť čoskoro o tom, ako bude nový priestor vyzerať a ako sa zriadia kancelárie. Budú mať stále svoj vlastný priestor alebo budú teraz v kóde alebo v otvorenom pôdoryse? Nezabudnite vytvoriť spôsob, ako informovať zamestnancov o tom, ako by sa ich pracovný priestor mohol zmeniť. Nové možnosti umiestnenia, parkovania a dochádzania: Poskytnite zamestnancovi všetky potrebné informácie o novom mieste, aby mohli pripraviť prepravu do nového priestoru.
Spôsoby, ako oznámiť zamestnancom ciele
O spôsobe doručenia správy by sa malo rozhodnúť podľa typu správy. Napríklad, časová os by mohla byť ľahko doručená cez intranet vašej spoločnosti; keďže zatváranie kancelárií sa môže najlepšie prezentovať na stretnutí zamestnancov, aby sa zabezpečilo, že budú klásť otázky a odpovedať na ne.
- Intranet: Pre spoločnosti alebo organizácie, ktoré majú intranet, je to zvyčajne najlepšia platforma pre väčšinu správ. Umožňuje jednoduché aktualizácie súborov a informácií, ktoré môžu osloviť všetci zamestnanci. Osobné stretnutia: Bez ohľadu na to, aké posolstvo je, stretnutia zamestnancov sú dobrým miestom na oznamovanie a umožňujú zamestnancom úplnú diskusiu. Môžete tiež využiť čas stretnutia, aby ste skontrolovali, ako sa informácie poskytnú, aby pracovníci vedeli, že budú informovaní. E-mail: Aj keď je e-mail jednoduchý, nie je vždy najlepší spôsob prenosu informácií. Nechcete posielať toľko e-mailov, že ľudia nemôžu nájsť informácie, keď ich potrebujú. Ak používate e-mail, nezabudnite ho použiť iba na informovanie ľudí, kde môžu informácie získať. Bežné priečinky: Ak nemáte intranet, vytvorte na sieťovej jednotke spoločný priečinok, ku ktorému majú prístup všetci. Nástenka: Na uverejňovanie informácií môžete použiť fyzický priestor. Ľudia to môžu často kontrolovať a tiež poskytujú miesto, kde sa ľudia môžu zhromažďovať a diskutovať o svojich obavách.
