Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-mail je jedným z hlavných spôsobov, ako ľudia teraz posielajú písomnú komunikáciu, a nie je pravdepodobné, že sa to niekedy zmení. Je to ľahké, rýchle a nevyžaduje pečiatku.
Preč sú dni, keď musíte čakať týždeň alebo viac na list alebo odpoveď v e-maile. Nie je potrebné robiť núdzové jazdy na pošte, aby ste zvážili svoje obálky a vyzdvihli dostatok pečiatok na účty a listy. V skutočnosti mnohí ľudia nikdy neposlali obálku ani neposlali list prostredníctvom americkej pošty.
E-mail sa stal jedným z najjednoduchších a najrýchlejších spôsobov komunikácie osobne aj v podnikaní. Toto sa stalo takým fenoménom, že stále dôveryhodná poštová služba Spojených štátov sa snaží nájsť spôsob, ako zostať v podnikaní.
Nie je preto žiadnym prekvapením, že e-mailová etiketa, často označovaná ako netiqueta, je aktuálnou témou súčasnej kultúry. E-maily posielajú každý deň široká časť americkej populácie. Väčšina firiem používa e-mail na komunikáciu so zamestnancami po celý deň. Takmer každá domácnosť má najmenej jeden počítač s prístupom na internet av rámci týchto domácností sú mamičky, oteckovia, deti, dospievajúci a možno aj starí rodičia, pričom všetky alebo väčšina z nich prijíma a odosiela e-maily.
Žijeme v mikrovlnnej spoločnosti riadenej internetom a nikto nechce mať čas napísať list s dlhou rukou, aj keď je to oveľa intímnejšie a osobnejšie. Stále však existuje mnoho okolností, za ktorých e-mail funguje lepšie ako bežný e-mail. Tu je niekoľko príkladov etikety a nezabudnite, keď píšete e-mailové poznámky.
- Pripraviť. Predtým, ako začnete písať e-maily, či už ide o úvodnú poznámku alebo odpoveď, mali by ste si položiť otázku, čo by ste chceli oznámiť. V skratke, aký je váš účel písania? Akonáhle budete vedieť, môžete si prečítať vyplnený e-mail pred jeho odoslaním, aby ste sa uistili, že ste splnili svoj cieľ. Ak je známkou, pošlite ju; Ak je text mätúci, tvrdý alebo nejasný, možno by ste mali začať znova. Komunikovať. Nezabudnite, že komunikujete so skutočnou osobou, ktorá dostane tento e-mail. S ohľadom na to by ste sa mali obrátiť na osobu menom a byť uctivý. Ak je to odpoveď na prijatý e-mail, mali by ste si urobiť čas na vyriešenie akýchkoľvek otázok alebo žiadostí hneď na začiatku poznámky. Dýchať. V určitom okamihu sme boli všetci vinní zo straty našej pokojnosti. Ak dostanete e-mail, ktorý vás hnevá alebo rozčuľuje, neodpovedajte v naturáliách. Choďte po hlavnej ceste a buď odpovedzte iba na potvrdenie prijatia, alebo pred odpoveďou venujte nejaký čas, aby ste sa mohli upokojiť a odpovedať dobre premyslenou správou. Na e-mail (alebo na inú formu komunikácie) už nikdy nechcete hnevom odpovedať. Keď sa hneváme, máme tendenciu hovoriť (alebo písať) veci, ktoré buď nemáme na mysli, ani nemusíme hovoriť. Nezabudnite, že keď sa váš e-mail dostane, je tam navždy. Buďte transparentní. Váš predmet by mal byť pravdivým vyjadrením toho, prečo kontaktujete príjemcu. Používajte frázy, ktoré sa týkajú predmetu pošty. Platí to bez ohľadu na to, či píšete firemný alebo osobný e-mail. Napríklad, ak píšete e-mail svojej matke o jej návšteve budúci týždeň, predmet správy by mal čítať napríklad „Vaša návšteva“. Research. Ak posielate e-mail obchodnému spoločníkovi, je vhodné použiť jeho priezvisko a titul. Vykonajte prieskum a správne oslovte príjemcu. Prezidentom spoločnosti by sa mohol stať pán Taylor alebo prezident Taylor. Kontrola pravopisu. Použitie kontroly pravopisu je dôležité, keď komunikujete písomne. Keď pošlete poznámku plnú chýb, oznámi to, že ste nedbalí alebo že nevenujete pozornosť detailom. Pokúste sa vždy spustiť kontrolu pravopisu alebo použiť program, ktorý sa opravuje automaticky. A potom si ju znova prečítajte, aby ste sa uistili, že slová, ktoré ste chceli použiť, neboli automaticky opravené na niečo iné. Korektúry. Mali by ste si urobiť pár sekúnd alebo minút, ktoré sú potrebné na vykonanie rýchleho korektúry e-mailov, ktoré plánujete odoslať. Nájdite tento čas na úpravu akýchkoľvek nepríjemných viet alebo na umiestnenie chýbajúcich interpunkčných znamienok. Dávajte pozor na tón. E-mail sa niekedy môže líšiť od toho, ako ste zamýšľali. Tón vášho e-mailu je veľmi dôležitý a rovnako dôležitý ako vaša správa. Pretože ide o písomnú komunikáciu, mali by ste sa ubezpečiť, že váš tón je príjemný a že ide o pravdivé vyjadrenie toho, čo chcete povedať. Pamätajte, že váš príjemca nemôže vo svojom hlase počuť smiech alebo vidieť úsmev na tvári. Ak nechcete predpovedať všetko, čo píšete, mali by ste sa v e-maile vyhnúť akémukoľvek nesprávnemu výkladu. Buďte krátki a milí. Pokúste sa napísať román, keď pošlete e-mail. Väčšina ľudí naozaj nechce čítať toľko v e-maile. Ak je e-mail nevyhnutne zdĺhavý, pokúste sa pomôcť príjemcovi zdôraznením kľúčových pojmov, použitím odrážok alebo zhrnutím predmetu v úvodnom odseku. Komunikujte dobre. Nechcete si svojho čitateľa zamieňať, takže si urobte čas na to, aby bolo písanie jasné a stručné. Ak posielate e-mailom priateľovi, môžete mať viac štýlu pri písaní. Ak je to však obchodná komunikácia, používajte správnu gramatiku a vyhýbajte sa používaniu symbolov alebo ikon emodži, vďaka ktorým budete menej profesionálny.
E-mailová komunikácia je veľmi populárna. Urobte si čas a zapojte sa do Zlatého pravidla, a vy sa vydáte dlhou cestou k tomu, aby ste sa stali lešteným profilom pre sieťku.
