Getty Images
Takže všetky tieto veci musíte urobiť každý deň a zoznam úloh je plný - ako viete, čo robiť ako prvé, druhé a tretie?
Skoro všetci sa cítia, akoby mali príliš veľa práce a príliš málo času na to. Tento ohromujúci pocit často pramení z neschopnosti uprednostniť všetky tieto zdanlivo naliehavé úlohy. Ak máte pocit, že váš zoznam úloh sa do minúty rozširuje a neviete ani, kde začať, tu je postup, ako identifikovať, vyhodnotiť a určiť priority vašich úloh.
1. Vytvorte zoznam
Predtým, ako sa pokúsite zoradiť svoje povinnosti podľa dôležitosti, venujte čas zostaveniu komplexného zoznamu všetkého, čo potrebujete alebo chcete splniť. Rozdeľte svoj zoznam na rôzne typy úloh. Tieto kategórie môžu zahŕňať:
Denné alebo týždenné úlohy
Sú to všedné „do-DOS“, ktoré môžu byť osobné (plánovanie jedla a nakupovanie potravín) alebo súvisiace s prácou (týždenné stretnutie tímu.) Ak už dodržiavate dennú rutinu, budete s týmito úlohami oboznámení; ak tak neurobíte, je ten správny čas na jeho vytvorenie. To, čo zahrniete, sa môže líšiť - niektorí ľudia nebudú potrebovať pripomenutie, aby si skontrolovali e-maily alebo nakupovali potraviny, ale iní ocenia štruktúrované pripomenutia, aby mohli vykonávať určité akcie v určitých časoch alebo v určitých dňoch.
Úlohy s termínmi
Je zrejmé, že je potrebné urobiť ich do konkrétneho dátumu a vyžadovať prípravu vopred. Príkladom môže byť školský papier, ktorý sa má splatiť do troch týždňov, alebo strana, ktorú odteraz plánujete na šesť mesiacov. Tieto druhy úloh - často nazývané projekty - sa môžu neskôr rozdeliť na menšie súčasti - napríklad „písací papier“ sa môže rozdeliť na čítanie príslušných kníh, organizovanie poznámok, písanie obrysov, písanie prvého návrhu atď. ďalej.
Opakujúce sa úlohy
Tieto sa nevyskytujú každý deň alebo týždenne, ale nie sú to ani jednorazové projekty. Medzi opakujúce sa úlohy by mohli patriť stretnutia zubných lekárov alebo vykonávanie štvrťročných daní.
Samostatne motivované, nevyhnutné úlohy
Toto sú úlohy alebo projekty, o ktorých viete, že musíte, ale nikto vás neurobí. Málokedy, ak vôbec, majú vstavaný časový limit. Zamyslite sa nad vylepšením svojej webovej stránky pre malé podniky alebo nájdením nového poskytovateľa primárnej starostlivosti.
Samostatne motivované, nie nevyhnutné úlohy
Sú to príjemnejšie aktivity, ktoré sa napriek tomu zvyčajne strácajú na vedľajšej koľaji, pretože ich vytláčajú iné, očividne nevyhnutné úlohy. Čítajte pre potešenie alebo pracujte na koníčkoch.
Raz úlohy
Tieto úlohy sa vyskytujú v spodnej časti zoznamu úloh alebo v zadnej časti mysle, ale zvyčajne sa nemusia robiť skoro alebo nikdy. Príklad: namaľujte radiátory.
2. Zorganizujte si svoj zoznam
Akonáhle ste uviedli všetko, môžete zistiť, čo robiť ako prvé a usporiadať svoj rozvrh. (Ako to fyzicky robíte - na hárku papiera, plánovači, aplikácii, online kalendári alebo inak - nezáleží na tom, ako si vyberiete metódu, ktorá pracuje pre vás a ktorú budete používať.) Tu sú niektoré kritériá premýšľať o tom:
Naliehavé alebo dôležité
Všetky úlohy je možné rozdeliť do jednej zo štyroch kategórií. Naliehavé a dôležité úlohy by sa mali vykonať najskôr, čo najskôr; ak je to možné, je možné delegovať naliehavé, ale nie dôležité úlohy, ale ak nie, váš rozvrh by mal zahŕňať dostatočnú flexibilitu a viac času na ich vybavenie, keď sa objavia; dôležité, ale nie naliehavé úlohy by sa mali plánovať v dostatočnom časovom predstihu, aby sa nestali naliehavými; Úlohy, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé, sa dajú potenciálne vylúčiť, aj keď ak sa vám ich bude páčiť, mali by byť prepracované do vášho rozvrhu, aby neboli preplnené náročnejšími povinnosťami.
Hodnotiť hodnotu
Hodnotu úlohy môžete posudzovať niekoľkými spôsobmi. Jedným z nich by mohlo byť to, či sú ovplyvnení aj iní ľudia, a aké sú pre vás títo ľudia dôležití (schválenie vášho šéfa a blaho detí, ktoré sú od vás závislé, sú dôležitejšie ako, povedzme, názory skupiny cudzincov, s ktorými ste súhlasili pripojiť sa na stretnutie.) Môžete tiež priradiť vysokú hodnotu úlohám, ktoré sa podľa vás dlhodobo vyplácajú, alebo ktorým jednoducho pripadáte obohacujúce.
Jeden odkaz, s ktorým sa pravdepodobne stretnete pri čítaní o prioritách úloh, je pravidlo 80 - 20 alebo Paretov princíp, ktorý uvádza, že 80% účinkov pochádza z 20% príčin. Môže to, ale nemusí, byť pre vás pravdivé, ale je dobré pripomenúť si, na čo skutočne trávite čas a ktoré z vašich snáh sa vyplácajú.
Načasovanie a flexibilita
Funkčný rozvrh umožňuje zmeny a rozpoznáva časové obmedzenia. Pri stanovovaní priorít a plánovaní svojich dní buďte realistickí. Ak máte pochybnosti, preceňte čas, ktorý bude daná úloha trvať.
Ak sú dve úlohy súčasne, výber, ktorý začať, závisí od toho, ako pracujete najlepšie. Niektorí ľudia dávajú prednosť tomu, aby sa jednoduchšia úloha vylúčila zo sústredenia sa na zložitejšiu úlohu; iní sa budú cítiť istí, ak začnú najprv s ťažšou úlohou, a pred tým, ako sa vydajú, urobia niečo alebo všetko. Pamätajte, že pred presunom do ďalšieho nemusíte vykonávať jednu úlohu alebo projekt od začiatku do konca - pokiaľ, samozrejme, nenájdete prácu, ktorá zvyšuje vašu produktivitu.
Obmedzte svoje každodenné úlohy na maximálne tri. Deň môže zahŕňať aj menšie úlohy, ktoré sú rutinnejšie alebo menej dôležité alebo naliehavé, ale načítanie hlavných úloh pravdepodobne povedie k stresu a sklamaniu.
Nezabudnite, že priority sa môžu zmeniť - ak váš šéf potrebuje, aby ste niečo urobili teraz, vaša prvá priorita sa pravdepodobne zníži na druhú. To je o to väčší dôvod, aby ste do harmonogramu zabudovali viac času, aby ste umožnili flexibilitu.
3. Dávkové úlohy
Dávkové úlohy sú jedným z najúčinnejších a najúčinnejších spôsobov, ako dosiahnuť tieto nepríjemné úlohy. Dávkovanie jednoducho znamená, že budete opakovane pracovať na rovnakom type úlohy a až potom prejdete na niečo iné. Prvým krokom je identifikácia úloh, ktoré znova a znova robíte, a potom nastaviť jednoduchý pracovný postup, ktorý budú sledovať. Potom budete tieto úlohy riešiť pomocou tohto pracovného toku.
Dávkovanie vyžaduje dokončenie podobných úloh, ktoré vyžadujú podobné zdroje v „dávkach“, aby sa zvýšila účinnosť a produktivita. Tu je niekoľko príkladov:
- Platte všetky svoje účty v rovnakom časeOtvorte všetku svoju poštu raz týždenne a radšej ju konajte, než aby ste ju každý deň ukladali a nikdy sa k nej nedostali.
Dávkovanie vám umožní dostať sa do drážky vykonávajúcej tú istú úlohu znova a znova, takže nemusíte strácať čas zisťovaním pokynov alebo tým, čo by ste mali robiť ďalej.
4. Eliminujte úlohy
Keď uvediete všetky svoje úlohy a zoradíte ich od najdôležitejších po najmenej, bude zrejmé, ktoré úlohy sú na konci zoznamu. Tieto môžu byť niekedy delegované na niekoho iného, ale ak to nie je možné, musíte sa rozhodnúť, či im naplánovať čas alebo ich vylúčiť.
Môžete mať na svojom zozname úlohy, ktoré nemusíte robiť alebo dokonca nechcete robiť, ale cítili ste sa pod tlakom, aby ste ich niekedy pridali (choďte do posilňovne, navštevujte knižný klub.) Tieto je možné úplne vylúčiť.
Nakoniec je možné jednoducho urobiť priveľa - ak nemôžete urobiť všetko, vyhodnoťte svoju pracovnú záťaž a zistite, či potrebujete iba nejaký ďalší postup pri určovaní priorít alebo či musíte niekomu povedať, že už viac nemôžete pokračovať. určitá úloha.
